Het programma Arbeidsmarktstrategie van de IND is begonnen met de implementatie van een nieuw systeem ter ondersteuning van de werving en selectie: een Applicant Tracking System (ATS) met de naam Emply. Viec Nguyen, recruiter bij HR, is betrokken bij dit proces: 'Het nieuwe systeem zorgt voor een snel, overzichtelijk en efficiënt selectieproces.'
'Jaarlijks verwerken wij bijna zesduizend sollicitaties', vertelt Viec. 'De administratie daarvan gebeurt nu vooral in Excel, per mail en op formulieren. Dit is foutgevoelig, maar kost door de hoeveelheid vacatures en kandidaten ook veel tijd. Daardoor hebben we geen goed zicht op een aantal zaken, zoals in welke fase van de procedure een kandidaat zit. Met Emply kunnen we dit veel beter monitoren. De tijd die we hiermee besparen, kunnen we besteden aan kandidaten en vacaturehouders. Daar willen we mee bezig zijn.'
Werving organiseren 'Emply is het computersysteem waarin iedereen die bij een sollicitatieprocedure is betrokken, makkelijk alle relevante gegevens kan raadplegen: functie, kandidaten, brieven en cv's. Dankzij deze gegevens kunnen we onze wervingsacties ook sneller organiseren', vervolgt Viec. 'Ik noem het voorbeeld van een vacature voor een ict'er. Stel dat uit Emply blijkt dat we daarvoor onvoldoende kandidaten hebben. Een mogelijke actie is dan dat we op LinkedIn met gesponsorde berichten de doelgroep benaderen. Of we kunnen met deze vacature adverteren op een vaksite waar de doelgroep komt om zijn dagelijkse nieuws op te halen, in dit geval bijvoorbeeld Tweakers. Zo maken we de werving doelgerichter.'
Anticiperen Viec legt uit hoe de IND nog meer voordelen heeft van het nieuwe systeem. 'Aan de hand van de gegevens uit Emply kan de organisatie ook beter anticiperen op grote wervingsopgaves, bijvoorbeeld wanneer de directie A&B veertig vacatures in één keer heeft te vervullen. Tegelijkertijd krijgen we de mogelijkheid voor talentpooling; kandidaten volgen die we niet meteen kunnen plaatsen, maar voor wie later eventueel wel plekken kunnen ontstaan. Zo beginnen we niet steeds opnieuw, maar maken we gebruik van kandidaten die in beeld zijn gekomen bij eerdere wervingsinspanningen.'
Vacaturehouders Het nieuwe systeem biedt ook de vacaturehouders meer overzicht. Viec: 'Zij maken nu gebruik van onhandige, losse Word-bestanden om kandidaten te beoordelen. Straks kan dat rechtstreeks in Emply door die kandidaten een aantal sterren te geven. Alle relevante informatie, zoals brieven en cv's zijn makkelijk te benaderen. Overigens zijn die voor iedereen te zien die bij de sollicitatieprocedure betrokken is. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk. Natuurlijk krijgt iedereen die ermee gaat werken instructies voor het gebruik, maar omdat Emply zo intuïtief werkt, verwachten we dat iedereen er in no time mee aan de slag kan.'
Stap voorwaarts 'We werken momenteel met diverse collega's van verschillende afdelingen aan de implementatie. De beoogde live datum is 1 april,' meldt Viec. 'Met het systeem zijn we in staat de privacy van kandidaten te verbeteren en daarmee te voldoen aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. En het is een enorme stap voorwaarts in de uitvoering voor kandidaten en vacaturehouders. Emply helpt de nieuwe procedure van werven en selecteren die op 1 december is ingezet op een nog hoger niveau te brengen.'